Das die Digitalisierung kein Hexenwerk ist, hast du mit Sicherheit schon oft genug gehört.
Auch für kleine Unternehmen ist dies kein Hexenwerk, ebenso wie die Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems.
Du willst effizient und besser arbeiten? Dann ist das der erste Schritt in Richtung Veränderung.
Meine 4 Tipps für dich für den Einstieg ins digitale Archiv.
- Einstieg
Du willst deine bisherigen Dokumente auch künftig nutzen, kommst du um das Scannen nicht drum rum. Doch du wirst direkt merken, dass ab diesem Zeitpunkt wo alle deine Dokumente und Belege in deinem digitalen Archiv sind, du viel schneller an deine gewünschten Informationen kommen kannst und nicht mehr in Papierbergen oder Ordner suchen musst.
Doch du solltest auch für dich entscheiden, bis zu welchem Zeitraum du deine Dokumente digital archivieren möchtest. Du kannst auch entscheiden, wie du die Dokumente einscannen kannst. Entweder einzeln oder du legst einen großen Stapel Papier in den Scanner. Dafür solltest du am besten mit deinem IT-Dienstleister sprechen, der kann dir bei der Scan Auswahl helfen.
- Digitale Archivierung
Wenn du dich für ein Dokumentenmanagement entscheidest, solltest du nicht nur Handhabung des Systems klären, sondern vor allem das deine Dokumente revisionssicher und in Dateiformate langfristig archiviert werden. Du benötigst dafür auch eine Verfahrensdokumentation, die detailliert beschreibt, wie du die archivierten Dokumente ausgibst, empfängst, erfasst, digitalisiert, verarbeitest und aufbewahrst.
- Nutzung
Du sparst nicht nur Zeit durch die einfache digitale Archivierung, sondern du vereinfachst damit automatisch auch die Zusammenarbeit in deinem Unternehmen. Durch die digitale Archivierung entstehen die ersten Workflows für dich und dein Unternehmen. Du kannst Dokumente oder Unterlagen an deine Montagetrupps oder an deine Buchhaltung automatisiert freigeben oder zur Durchsicht prüfen lassen.
- Mitarbeiter
Du solltest darauf achten, dass die Mitarbeiter die relevant für die digitale Archivierung sind auch damit arbeiten können. Erkläre Ihnen, warum du das einführst und welche Vorteile es mit sich bringt, um sie von Anfang an abzuholen. So erhältst du vor allem die Akzeptanz, denn sind wir mal ehrlich, wir kennen es alle. Wenn wir als Unternehmer etwas Neues einführen möchten, dann ist nicht immer jeder direkt Happy damit.
Das perfekte System um das umzusetzen ist “Centerdevice”
Du hast noch Fragen zum effizienten und besseren Arbeiten? Scheu dich nicht. Ich unterstütze dich.